“Zijn wij AI-ready?” is inmiddels een vraag die in veel directiekamers valt, meestal alsof er ergens een keurmerk bestaat dat je aanvraagt. Dat bestaat niet. AI-ready is een operationeel vermogen dat uit zes onderdelen bestaat, en je kunt zelf nagaan waar je staat. Dit artikel loopt ze langs, met per onderdeel een test die je binnen een week kunt doen.
Kees Pronk
CEO
AI-ready betekent dat de informatie in je bedrijf zo is ingericht dat een AI-laag er betrouwbaar antwoord uit kan halen: verbonden, eenduidig, betekenisvol, afgeschermd, tijdig geleverd en actief beheerd. Het is geen technologie die je aanschaft en geen certificaat dat je haalt.
De reden dat dit onderscheid ertoe doet: een vermogen bouw je op in stappen en je kunt er op elk moment mee ophouden zonder dat het weggegooid werk is. Een technologiekeuze is een aanschaf die pas waarde heeft als het geheel er staat.
Er is een misverstand dat veel geld kost: dat AI en business intelligence twee losse trajecten zijn met eigen budgetten en eigen leveranciers.
BI-ready betekent dat informatie consistent en beslisklaar is. AI-ready is dat, plus drie dingen: kennis die gegoverneerd is, toegang in natuurlijke taal, en automatisering met een grens eromheen.
De zes vermogens hieronder gelden voor allebei. Dat maakt de beslissing eenvoudiger dan hij vaak wordt voorgesteld. Je hoeft niet te geloven in AI om aan dit werk te beginnen, want de eerste helft heb je toch al nodig om te weten wat er in je bedrijf gebeurt. Wie zijn rapportage betrouwbaar maakt, legt precies het fundament waar een AI-laag later op draait.
Bronnen koppelen — rapportage: rapporten die niet meer met de hand gevuld worden. AI: een model dat het hele plaatje ziet in plaats van een deel.
Definities vastleggen — rapportage: één getal waar de directie op stuurt. AI: antwoorden die niet verschillen per formulering van de vraag.
Semantische laag — rapportage: rapportage die je zelf kunt uitbreiden. AI: vragen in gewone taal die het juiste veld raken.
Toegang op rijniveau — rapportage: klantportalen zonder handwerk per klant. AI: een assistent die per gebruiker het juiste antwoord geeft.
Levering — rapportage: signalen in plaats van maandrapporten. AI: acties in plaats van adviezen.
Beheer — rapportage: cijfers die over een jaar nog kloppen. AI: een AI die je durft te laten meebeslissen.
De systemen die samen het antwoord bevatten, komen automatisch en herhaalbaar bij elkaar.
De valkuil zit in het woord “gekoppeld”. In de praktijk betekent dat vaak: iemand exporteert het elke maandag. Dat is geen koppeling. Een export is een momentopname, hij bewaart geen herkomst, hij klaagt niet als de bron verandert, en hij hangt aan een persoon met een agenda-herinnering.
Een echte koppeling haalt op zonder dat iemand eraan denkt, onthoudt waar elk getal vandaan komt, controleert of wat binnenkomt eruitziet zoals verwacht, en geeft een signaal als dat niet zo is.
Minimumeis: elke bron die meedoet in een beslissing komt geautomatiseerd binnen, met vastgelegde herkomst.
Test: vraag welke handmatige stappen er zitten tussen een bronsysteem en het rapport dat de directie ziet. Tel ze. Vraag daarna wat er gebeurt als de persoon die ze uitvoert twee weken weg is.
Een begrip betekent overal hetzelfde, en er is iemand aanwijsbaar die dat bepaalt.
Dit is het minst technische en het meest bepalende vermogen. Vraag drie afdelingen hoeveel klanten je hebt en je krijgt drie getallen, allemaal verdedigbaar binnen de eigen logica. Zolang mensen met elkaar praten, corrigeert het gesprek dat verschil. Zodra een systeem of een assistent antwoord geeft, verdwijnt die correctie.
Wat hier meestal misgaat is de oplossing, niet het probleem. Er komt een datawoordenboek in een document, iedereen krijgt een mail, en na drie maanden is het verouderd. Niet uit luiheid, maar omdat het document nergens aan vastzit. Wat wel werkt: de definitie vastleggen op de plek waar de rapportage hem ophaalt, zodat een wijziging in de definitie zichtbaar wordt in het rapport.
Daar hoort één ding bij dat niets met techniek te maken heeft. Één persoon per begrip die mag beslissen wat het betekent. Niet een commissie. Één naam.
Minimumeis: voor de tien begrippen waarop gestuurd wordt is vastgelegd wat ze betekenen en wie dat bepaalt.
Test: stel drie mensen dezelfde vraag over een kerngetal. Tel de verschillende antwoorden. Vraag vervolgens wie er mag beslissen welk antwoord het goede is.
Er ligt vast wat een veld betekent en hoe het zich verhoudt tot de rest, op een plek waar een systeem het kan lezen.
Het verschil met vermogen 2 is de moeite waard om scherp te krijgen. Definities gaan over begrippen waar mensen over praten, zoals omzet en marge. Semantiek gaat over de gegevens zelf: wat betekent een kolom, welke waarden kan hij aannemen, en wat betekenen die waarden.
Neem een statuskolom met de waarden 1, 2, 3 en 7. Een model kan niet weten wat die betekenen, dus het gokt, en een taalmodel gokt met een stellige zin. Dat zo’n waarde staat voor iets als “opgezegd, maar het contract loopt door tot het einde van het jaar” weet meestal alleen degene die de code ooit heeft ingevoerd.
Bij de meeste bedrijven zit die kennis in twee of drie personen. Zij zijn de semantische laag, en zij staan nergens gedocumenteerd. Dat werkt prima tot ze van baan wisselen, of tot je een systeem bouwt dat zonder hen antwoord moet geven.
Minimumeis: voor de velden die in stuurinformatie meedoen is vastgelegd wat ze betekenen, inclusief de betekenis van codes en statussen.
Test: pak een willekeurige codekolom uit je belangrijkste systeem en vraag drie mensen wat de waarden betekenen. Kijk of het antwoord ergens staat opgeschreven.
Wie welk antwoord mag zien, ligt vast op het niveau van de gegevens en niet op het niveau van het scherm.
Bij dashboards is toegang een schermvraag en dat is overzichtelijk. Bij een assistent verandert dat. Die leest niet één rapport maar de onderliggende gegevens, en formuleert een nieuw antwoord. Daardoor kan hij dingen combineren die op geen enkel scherm samen stonden.
Een concreet voorbeeld. Een accountmanager vraagt bij welke klanten in zijn regio de marge onder druk staat. Redelijke vraag. Om hem te beantwoorden kijkt de assistent in de margegegevens, en die tabel bevat alle klanten. Ligt de grens in het scherm dat hij normaal gebruikt in plaats van in de gegevens, dan is die grens er nu niet meer. Hij hoeft er niet eens naar te vragen.
De oplossing heet row-level security, toegang op rijniveau. Elke gebruiker ziet alleen de rijen die bij hem horen, ongeacht via welke route hij ze opvraagt. Alles wat op de gegevens draait erft dezelfde regel: het dashboard, het portaal, de export en de assistent.
Dit is het enige vermogen waar wij geen tussenoplossing voorstellen. Achteraf aanbouwen betekent dat er een periode is geweest waarin iedereen alles kon opvragen, en wat er in die periode is opgehaald kun je niet terugnemen.
Minimumeis: de toegangsregel zit in de gegevenslaag en wordt geërfd door elke toepassing die erop draait.
Test: vraag wat er gebeurt als iemand dezelfde vraag via een andere weg stelt. Via een export bijvoorbeeld, of via een nieuw rapport dat iemand zelf maakt.
Het inzicht komt op het moment en op de plek waar de beslissing valt.
Informatie heeft een houdbaarheidsdatum die korter is dan de meeste rapportagecycli. Een afwijking die je op dag twee ziet is een telefoontje. Dezelfde afwijking op dag veertig, in het maandrapport, is een creditnota. Zelfde informatie, andere waarde, achtendertig dagen verschil.
Bedrijven investeren meestal in de kwaliteit van het rapport en zelden in de snelheid, en dat is begrijpelijk: kwaliteit is zichtbaar en snelheid niet. Niemand loopt een vergadering uit met de gedachte dat het rapport prima was maar te laat kwam om er iets mee te doen.
Bij levering hoort ook de vraag of een dashboard wel het juiste formaat is. Een dashboard vraagt om iemand die kijkt, en dat is een gewoonte die na drie maanden verwatert. Is de actie voorspelbaar, kun je van tevoren opschrijven wat er moet gebeuren als een grens wordt overschreden, dan hoort dat niet op een scherm maar in een bericht bij de persoon die er iets aan kan doen.
Minimumeis: voor elke terugkerende beslissing is bekend hoeveel tijd er zit tussen het ontstaan van een feit en het moment dat iemand het weet.
Test: meet één maand lang de doorlooptijd van één signaal. Vergelijk die met de frequentie waarmee erop gestuurd wordt.
Er zijn controles die merken dat een bron is veranderd, en er is iemand die daar een melding van krijgt.
Software die stukgaat, merk je: er komt een foutmelding. Datastromen gaan zelden zo stuk, ze schuiven. Een leverancier hernoemt een veld, jouw koppeling blijft draaien, en die ene kolom komt voortaan leeg binnen. In het rapport ziet een categorie die leeg raakt eruit als een categorie waarin niets gebeurde.
Bij een dashboard is dat vervelend, want daar zie je de knik uiteindelijk. Bij een assistent is er geen grafiek. Er is alleen een antwoord in een zin, en die zin klinkt in maart net zo overtuigend als in december.
Bij beheer hoort ook een testomgeving. Op het moment dat rapportage meebeslist, is een wijziging in een definitie geen technische aanpassing meer maar een aanpassing die morgen doorwerkt in wat de directie op tafel krijgt. Bij Runderkamp zijn om die reden vier DTAP-omgevingen ingericht: development, test, acceptatie en productie.
Minimumeis: er lopen controles op volume, bandbreedte en verhoudingen, met een ontvanger die een melding krijgt.
Test: vraag wanneer voor het laatst een bron is veranderd, hoe lang het duurde voordat iemand dat merkte, en hoe dat werd ontdekt.
Bij Runderkamp, actief in foodretail en catering, kwamen deze vermogens samen op een concreet probleem. Een PLU, de code waarmee een product wordt geïdentificeerd, betekende in verschillende contexten net iets anders. Datzelfde gold voor productnamen, verpakkingseenheden en prijsafspraken.
Wat er is gebeurd: ruim 1.400 producten en PLU’s zijn gestandaardiseerd, circa 170 leveranciers zijn centraal gekoppeld, en circa 600 actuele prijsrecords worden bijgehouden op één plek met één betekenis. Daaromheen staan vier DTAP-omgevingen.
Het werk zat niet in de techniek van het koppelen. Het zat in het besluit wat een PLU voortaan betekent, en in het vasthouden van dat besluit toen de eerste uitzondering zich aandiende. Dit zijn oplossingspatronen, geen gegarandeerde uitkomsten.
Neem deze zes mee naar je eerste gesprek met een leverancier, welke leverancier dat ook is. Als het gesprek alleen over het model of de tool gaat en niet over deze zes, dan gaat het gesprek over een demo.
1. Verbonden bronnen — komen de systemen die samen het antwoord bevatten automatisch bij elkaar?
2. Kwaliteit en definities — betekent een begrip overal hetzelfde, en wie bepaalt dat?
3. Semantische context — ligt vast wat een veld betekent, niet alleen wat erin staat?
4. Beveiliging en toegang — zit de toegangsgrens in de gegevens of in het scherm?
5. Levering — komt het inzicht op het moment dat de beslissing valt?
6. Beheer — wie merkt het als een bron verandert, en hoe lang daarna?
Deze zes vermogens beschrijven wat er nodig is. Ze zeggen niets over hoeveel er nodig is, en dat verschilt sterk per bedrijf.
Werk je met één systeem waar vrijwel alles in staat, dan is vermogen 1 grotendeels al ingevuld en zit je winst ergens anders. Deel je niets buiten je eigen organisatie, dan is vermogen 4 aanzienlijk eenvoudiger. Neem je maandelijkse beslissingen in plaats van dagelijkse, dan is vermogen 5 minder urgent.
Wat niet weg te denken is, is vermogen 2. Een bedrijf dat geen eigenaar per definitie kan aanwijzen, houdt een oplossing na oplevering niet in stand. Dat is geen technisch probleem en het is niet op te lossen met een betere leverancier.
Het aardige aan deze zes is dat je ze zelf kunt langslopen, zonder offerte en zonder project. De tests kosten bij elkaar een week en leveren een eerlijker beeld op dan welke inventarisatie van buiten dan ook.
Wat je daarna doet, is een tweede. Beginnen zonder dat beeld is gokken, en uitstellen zonder dat beeld ook.
Auteur
CEO
Directies vragen vaak om een beter dashboard, terwijl het echte verschil signalering versus rapportage is. De een toont wat gebeurde, de ander grijpt in wanneer het telt.
Kees Pronk
CEO
Een portaal dat werkt bij drie opdrachtgevers, loopt vaak vast bij dertig. Hoe row-level security en een multi-tenant opzet handmatig rechtenwerk vervangen.
Kees Pronk
CEO
Eén gedeeld rapport, elke gebruiker ziet alleen de rijen waar hij recht op heeft. Hoe directies data delen met medewerkers, partners en klanten zonder controle te verliezen.
Kees Pronk
CEO
